中小型幻协管理思路-第三版

中小型幻协管理思路

——2021.6.27,第三版

修订细节:

第一版,文章名《我的管理思路介绍》,仅为合肥工业大学斛兵群星科幻协会内部撰写;

第二版,文章名《中小型幻协管理思路》,为国内各中小型幻协撰写,于第一版之上进行了细节修改。本版本已经被高校科幻公众号零重力报两周年纪念刊采用;

第三版,文章名《中小型幻协管理思路-第三版》,增加了提高积极性:社员荣誉与人情社团章节。

前言

本文原本为合肥工业大学斛兵群星科幻协会2020-2021学年管理层以及以后各学年管理层所作,后有幸得到高校科幻赏识,故进行了一次修订,希望能够为本文的读者,尤其是全国其他地区科幻协会的大家提供一些小小的参考。

以前笔者喜欢写一个又一个的提案,零零散散地指出一些事情,但是我发现即使我在幻协的朋友们阅读了,也并不一定能对提案中的问题进行深入的讨论,或者加以充分的实践。不过在此,笔者感谢科幻协会所有朋友曾经对我的意见付出过的重视,感谢科幻协会历届管理层为了幻协做出的努力。幻协目前积累的一切告诉我们,我们所做的一切尽管有错有对,但都是值得的。

虽然我的建议可能有谬误与争议,但我相信,至少我指出的方向,会具有讨论的价值。所以我把我个人的一些管理上的想法陈列在了这份提案中,为了方便理解会尽量为每个想法举例示范。

这篇文章整合了笔者之前的一些想法,有粗略的方针,有细致的步骤,粗中有细。如果这篇文章能为读者朋友带来思维上的启发,笔者将不胜荣幸。

本文原本的目标群体是笔者所在社团的朋友,故文章所述的一些方法、经验可能不符合读者朋友所处的情境,望各位读者朋友加以斟酌。此外,由于本段提及的这个原因,本文某些地方的措辞语气也许对于阅读本文的读者朋友不尽然合适,还望包涵。

感谢过目。

提高积极性:社员荣誉与人情社团

本章节为本文第三版新增。提高社员参与活动的积极性,我们可以通过加强宣传、重视幻协四大使命(办好活动、做好服务、营造社区、鼓励创作)以及贯彻幻协活动宗旨(让更多的人参与进来、让参与的人参与更多)来实现,但是要去做这些事情的管理层的积极性如何保证呢?作为核心人员,如何提高管理层以及普通社员的积极性?这里提供了两个补充思路。

社员荣誉思想

就像军人往往对自己的徽章十分在意一般,如果我们记录、公布甚至物质化社员的荣誉,那么社员们也会很在意这些荣誉的,并且期望获得更多。作为社团我们可以为社员提供精神荣誉和物质荣誉,而由于学生社团的非营利性,我们应该主要在精神荣誉上下功夫。

【精神荣誉】示例:评奖(成就)、记功、评名次、评分、评职称等。注:记功是指将社员为社团做出的贡献如实记录,根据社团实际情况可以自由调整精细程度,事实上学期/学年总结时进行致谢也算入此类。职称则是另一种意义上的奖/成就,只不过它是是实时伴随着一个人的,而且可以变动,比如初级/中级/高级/特级社员就是一种评职称的方式(仅举例)。评分制度比起其他制度来说,要更加难一点,因为它要额外制定一个评分规则

总之,精神荣誉的评估和发放,离不开业绩登记,也就是平时对社员贡献的记录,这是需要专门设立职位进行的。在比较粗略的情况下也可以不用设立。而其公布则离不开宣传手段

我个人的提案是在社内设置督察组,采用轮值制运作(定期换人),组成人员可以尝试避开其他职位,由督察组负责按照预先定好的规则记录社员贡献并定期评比。

【一般精神荣誉】:针对于上述需要社员做出贡献后有针对性地进行评估发放的【特殊精神荣誉】而言,有些精神上的东西所有社员都可以共享,比如社团吉祥物、公众号、社团成就、社团精神象征(社歌等)

【物质荣誉】示例:奖章、证书、奖品、奖金等。由于学生社团的非营利性,物质荣誉只能合理使用

【一般物质荣誉】:指每个社员都有权直接享受的荣誉(但往往受物质条件限制只能普及到部分社员)。比如社服、社团证书、普及性质的徽章奖品等。

人情社团

学生社团,首先要召集社员,然后进行活动,为了更好的召集社员和进行活动,再建立体制。也就是说,对学生社团而言,最重要的是人,然后是活动,最后是体制。要想建立一个优秀、强大的学生社团,我们要讲人情

从社员关系角度来看,我们分别要搞好【横向人情】和【纵向人情】。横向人情是指同级别人员之间的人情关系,纵向人情是指上下级之间的人情关系。换句话说,我们不能仅仅搞好部分人员之间的人情,整个社团的社员彼此之间的人情也很重要;但是当社员太多人情搞不过来的时候,至少要把横向人情和纵向人情管好。

从本质上来说,人情是什么呢?这里我们说的人情,就是真诚的、发自内心的关心他人,而不仅仅是保持与他人之间的感情和自己的形象。有时候,为了关心他人,甚至需要牺牲自己的形象

核心人员对大家真诚,管理层也会受到感染,进而营造出人情社团。

为了营造人情社团,这里我额外增加一点。

社员平等

如果社团内部过于讲究长幼尊卑,就无法达到真正的真诚,无法营造真正的人情社团。对此,我们要强调社员之间的平等。一个最明显的、最方便下手的角度就是称呼。我个人认为,社团内部应该只鼓励两种称呼:一种是称呼职位,一种是称呼真名/昵称。称呼职位,是在执行社团工作时,体现对社团工作的尊敬;称呼真名/昵称,则是体现社员之间的平等。学长、学姐、学弟、学妹这种位分的称呼,学弟/学妹可以自由称呼学长/学姐,但学长/学姐则不推荐直呼学弟/学妹。上级职位人员可以推荐他人称呼自己的职位,但不可做要求

关于临时调动人手

需要临时调动人手的时候,采用以下几种措施可以提高效率:明确说明需要的人数和任务,尽可能公开信息尽量要求全体人员对自身情况进行反馈;根据反馈对满足条件的人员进行点名③实时、明确说明当前的调动情况,包括已经招到的人数和已经满足人数要求的任务;最后强调一点,如果是需求人数较少的事情,可以直接向有关人员私聊,跳过发布全体通知的过程。

例:线下宣传活动需要有人搬帐篷,时间是x月x日星期x,x点-x点,需要x人,地点在x,要搬到x,可能会给些什么奖励(比如一瓶矿泉水),这些细节上的信息,在发布任务的时候能够全部写出来就尽量写出来;既然是确确实实要人,写出来这个通知以后就把它放到群公告或者@全体成员,并且最好能够让被通知到的每个人(一般来说这种临时调用在策划执行部群通知即可)说明自己是否可以前来,无法前来的话汇报在那个时间点能够干什么,没有回应的成员(尤其是干事)可以进行私聊确认,最后从能来的人里再选人。如果你不想这么要求大家,也可以设置一个群投票,能来的人投一下票;通过上面设置群投票的方法,就已经可以比较直观的显示当前招人的进度了。如果没有设置群投票,也应该在群里实时告诉大家现在哪些任务有多少人报了,还有哪些任务需要多少人,招满人数以后在群里吱个声;如果作为组织者的你心里其实知道大概向哪些人私聊一下就差不多了,那么这个招人通知就不用发了,直接向相关的干部/干事私聊,把事情说清楚,问人家能不能来,这样就能减少对其他人员的打扰。这种事情对社员打扰的越少,社员对社团的观感越好。

科幻沙龙的举办方法

在斛兵群星科幻协会内提及“科幻沙龙”时,通常是指社员参与的科幻主题讨论,与邀请专家参与的专业沙龙有较大区别。

以下只是笔者个人提出的一种经过实践验证了的科幻沙龙模式,希望能够引发读者朋友的思考,以期造就更好的讨论模式。

步骤(默认为线下沙龙):选择一个主持人;通过群投票、与社员共同讨论或各相关人员私下讨论的方式确定沙龙的主题,并且由主持人根据主题提前构思沙龙大纲沙龙主题要求:能够在这个主题里讨论多个问题/进行多个讨论任务,这些问题/任务足够支撑整场沙龙的时长。沙龙大纲要求:如果能够提前写下来最佳。写下来的话,请围绕主题,根据“定义、分类、实例、作用、影响、发展、衍生问题、相关领域……”等方面,直接写下若干可以产生的讨论问题/讨论任务,并且粗略估算所有问题/任务需要花费的总时长。不写下来的话,根据上面提到的方面在脑海里预先思考能提出的问题/任务即可。注意:各问题/任务的时长是需要主持人自己控制的,直接限定一个时长就行,不一定需要考虑要讨论多久才够充分。即使不提前限定时长,活动期间自己根据感觉把握每个问题/任务的时长也没问题;如果主持人是初次主持沙龙,相关有经验的负责人应该带领主持人提前走一遍流程,将这个沙龙模式的所有步骤都带他走一遍(具体讨论的环节可以省略);在活动时间到达活动现场,有条件的话开启现场录音,由主持人在黑板上写下本次主题,并在黑板上划分出各个讨论方面的区块,或者直接写出所有的讨论问题/讨论任务(如果提前准备了的话),并且留出空白供记录使用。注意:你可以选择讨论一个问题/任务/方面就写一个,不必开场全部写出。另外,没有黑板的话,可以用纸或者手机代替,但要做到能向全体参加成员展示。开始讨论。主持人带领大家有顺序地讨论问题/任务。你可以让大家根据黑板上划出的方面自己提出问题/任务并讨论,也可以由自己直接发出问题/任务。讨论过程中,主持人应该根据大家的讨论在黑板上进行简要的记录(提出关键词即可),主持人的主要任务是发出任务、控制时长和记录,可以适当参与讨论;当讨论方向跑偏时,主持人应该适当地进行提醒并复述问题/任务,从而回到主线;当主持人觉得某个问题/任务/方面的讨论时长已经足够时,应直接宣布该环节结束,并且根据讨论记录与自己的记忆进行总结。如果有这个能力,可以排除异议总结出一个统一观点,如果能力不够或者本任务确实没有统一观点,就直接对大家的讨论进行复述即可;所有讨论结束后(所有的问题/任务/方面都已经被讨论,或者剩下的时间不多了),主持人宣布主题讨论结束。这之后主持人可以进行一个大总结,或者直接宣布进行自由讨论,自行散会即可。之后,主持人或其他参会人员根据活动记录写后期总结,格式可以仿照以前的后期总结。

线上沙龙也可以参照以上模式进行,但是线上沙龙就不需要主持人进行记录了,适当进行时长控制和总结即可。如果线上沙龙没有限制总时长,则无需限制。

特别注意:如果实在想不出能支撑整个沙龙的主题了,那就不限制整场沙龙只讨论一个主题。

特别注意:活动过程中请指派一个人定时拍照。至少,活动结束后大家来张合照,并且把黑板上的记录完整拍下

【总而言之,请主持人记住:

活动前:选主题、想大纲;活动中:发布任务、控制时长、关键词记录、环节总结;活动后:总结、自由讨论、拍摄记录、后期总结。】

例:①②主持人定好了,是一位大一新生;管理层选了几个主题,分别是“科幻与奇幻的交叉”“时空理论与时间机器”“未来世界大战”,最终群投票选出的主题是“未来世界大战”;③④主持人想了想,决定把本次讨论的讨论方面定为“世界大战的定义/往届世界大战回顾/可能的未来世界大战武器/可能的未来世界大战原因/未来世界大战影响”,觉得这样就可以了。另一位管理觉得可以更详细一点,把能列出的问题/任务都列出来,比如“需要到达什么规模才算世界大战/一战时的主要武器/二战时的主要武器/第三次世界大战可能使用的武器/主流世界大战武器:核武器的可能使用方式及影响/新技术对世界大战的影响/超文明之间可能的战争方式/能源对世界大战的影响/xx对世界大战的影响……”主持人觉得不必一开始就写的这么详细,写出方面即可,但还是在脑海里模拟了一下;⑤老管理把主持人带到奶茶店,问了问他列出的讨论方面,并和他一起列出了一些能用到的讨论问题/任务,并且对于“第三次世界大战可能使用的武器”这个具体任务进行了一次模拟,老管理扮演参会人员,与主持人进行讨论,主持人实时对讨论关键词进行记录(甚至录音),老管理故意脱离话题,主持人拉了回来,5分钟后主持人喊停,并且复述了一下两方的观点;⑤老管理在脑袋里模拟了刚刚的过程,觉得线下喝奶茶没必要,于是在线上和主持人进行了刚刚的过程;⑥周六晚上七点前,主持人到达了现场,把“HBSF科幻沙龙-未来世界大战”写在了黑板的正中间,并且在其他地方划出了几块大的空白,在每一块空白上方写了一个讨论方面;主持人要求一个参会人员打开手机准备全程录音,要求另一个参会人员每讨论完一个方面就起身给黑板照相,想了想觉得还是太频繁了,就只要求隔一个小时拍个照,定好闹铃进行提醒;⑦⑧主持人数了数,有五个方面,决定留20分钟自由讨论,五个方面各20分钟,不详细规定讨论问题/任务的时长,但是每个方面的问题/任务加起来不能超过20分钟。主持人又想了想,“世界大战的定义”顶多聊5分钟就行,就调整了一下:“可能的世界大战武器”30分钟,“可能的世界大战影响”25分钟。讨论的时候,主持人牢记着【发布任务、控制时长、关键词记录、环节总结】的原则,向大家抛出问题,同时认真地记录大家提到的关键词;⑨在聊“世界大战的定义”的时候,有人扯到了智人和尼安德特人的战争算不算世界大战,主持人本来想委婉地告诉他跑题了,但想了想觉得也还好,可以算一个角度,于是到了第5分钟结束时,主持人喊了声“环节结束”,并且根据黑板上记下的关键词复述了一遍。主持人发现复述也花了点时间,决定以后把复述也严格地算进每个讨论方面的限时,要预先留时间;⑩所有的方面都讨论完了,黑板上写的密密麻麻,主持人按照黑板上的关键词给每个方面都进行了粗略的总结,有统一结论的说统一结论,没有的就把每个分歧都提一下。最后还剩一点时间自由讨论,主持人便宣布自由讨论,和大家聊起了刚刚讨论时提到的一些有趣的话题;回寝室以后,主持人要到了讨论录音和讨论照片,根据黑板上的关键词记录,结合录音对自己忘记的地方做了回顾,读了读以前的幻协沙龙后期总结,自己写了份后期总结,获得管理的一致称赞。

关于非活动举办相关的推送通知

非活动举办类的推送通知,指的是资源分享、外界活动、科幻圈大新闻、活动后期总结、活动记录(照片)、幻协取得的成就等等。虽然不是活动举办的消息,但是只要觉得有必要让大家都知道一下,我们就应该想办法让大家都知道。

但这里有个问题,就是如何做到通知到全体成员,又不打扰大家。这里提供两个办法:建立额外的通知群。如果是活动举办的公告,就在通知群通知,并@全体成员;如果是其他的推送,但有必要让全体成员看到,又不想过分打扰,就在通知群发一下,不进行@。学年初向全体社员公告/反复公告,告诉大家活动举办的公告会发布在群公告,请务必留意。其他的推送通知以群文件/群接龙/群作业/群投票等方式进行通知即可。

当然,结合各地幻协的实际情况(比如校内联系手段以QQ为主或是以微信为主),可以采用不同的推送通知方案。此处仅供参考。

特别注意:像资源分享(社团藏书到货)、活动后期总结这样的推送,只是在群里随便发一下,我觉得是不够好的。能够采用程度低于活动通知但高于其他推送的宣传方案就更好了。

例:这个已经在上面写的很清楚了,就不例了。

宗旨之一:让更多的人参与进来

虽然我不喜欢用“自嗨”这个说法,但是有时候我们的活动会呈现这种倾向,而一旦呈现这种倾向,我们所做的活动就只对自己有意义,而对社团意义不大。

确实,很多时候我们做社团就是为了玩,所以自嗨一下,几个社团里熟悉的人聚一聚,不通知其他人,这没有问题。

但如果你心里明明期待着社团里有更多的人能关注这个事情、甚至能参与进来,却还采取“自嗨”的态度,最终打击到的只会是你自己的积极性。

那么首先,我们应该分清楚哪些活动是应该“自嗨”的活动,哪些活动是不应该“自嗨”的活动。我们把这两类活动称为自嗨活动社团活动

①让更多人关注活动

我们社团未来会进行很多活动,我不一一举例阐述。首先,我要指出的是,“科幻沙龙”肯定是社团活动。那么,科幻沙龙,就不能仅仅是参与沙龙的人员之间的自嗨。活动前,通知必须到位;活动后,后期总结报告也应该写出来,并且尽量让更多的社员看到。否则,这次科幻沙龙就只对我们这个小团体有意义,对于整个社团没有产生更大的意义。而“缺乏意义”这种感觉,是破坏积极性的根源

②让更多人参与活动

在第①点之上,这个第②点就更加考量管理者的思维,但其实也不是什么难以做到的事情。做到第②点,社团才更像是社团,而不是几个熟人组成的小圈子+其他不熟的人不说话的群聊。做到第②点,关键需要管理者意识到,这个社团不只是属于几个活跃社员和老人的,也是属于所有加入了社团、对社团还抱着期望、期待社团能给他一个合适的参与机会的其他社员们。

那么在我们的传统活动(科幻沙龙、跑团、科幻观影)以外,我们还需要举办群体性的活动。

这种【群体性活动】需要满足以下原则:【大部分人都可以拿出时间参与;持续时间较长,不容易错过;宣发力度大;即使只投入少量精力也可以实现参与;参与就能够有所收获,参与者有获得感。】

例:比如一次“幻协每日科幻打卡”,每个人可以在群相册里截图上传今天自己的科幻积累,积累的最多、最好、独具特色的……我们有很多个方面可以设置奖项,不一定要发布物质奖励,公布一下某人获得了这个奖项,这本身就是一种奖励。打卡的内容发进群相册,全员可见,打卡本身就已经可以带来参与感;发进群相册的时候会自动生成一条上传照片的群消息,每个人上传的时候都是一种宣传,宣发力度自然就大了;即使只是一条有意思的别人的微博、知乎也可以上传(可以分出原创/转载两类,可以要求原创做特殊标记),花费少量精力就能参与;碎片化阅读是我们每个人经常干的事,大部分人都有时间参与本次活动;这一类活动可以持续很长时间,可以定期评奖、总结然后继续进行活动,持续时间长。这个活动我个人感觉满足了全部条件。

宗旨之二:让参与的人参与更多

这一条的意思是,不要让社员的参与显得没用;不要忽略社员的感受;不要让社员起不到用处。也就是说,【重视参与回馈、尊重社员感受、充分调用社员】

例:上面举的“每日打卡”的例子里,整理社员们的打卡并针对性的进行表扬和评奖,就能让社员们充分【感受到参与的回馈】;管理与社员说话时采用尊重与礼貌的语气,在心里充分意识到年级、职位的区别在日常的交流中是不重要的,注重平等,对于每一个关注过幻协的社员都不忽视,甚至对于活跃降低的活跃社员进行回访、对退群者进行追访(量力而行),这就做到了【尊重社员感受】;对于有参加社团管理意愿/不介意参与社团管理的社员,能用就用,尽量不错过用人的机会,同时合理安排任务不至于令人厌烦,就做到了【充分调用社员】。

科幻协会四大使命

如果说【让更多的人参与进来,让参与的人参与更多】是我们可以遵循的【社团宗旨】的话,那么做好【科幻活动、科幻服务、科幻社区、科幻创作】就是我们独有的【幻协使命】

这四个四字短语放在这里以后,我想大家应该都能理解我的意思,不需要进行大量的举例进行阐述。毕竟,大道至简。当然这只是我个人一厢情愿觉得这四个词可能是大道而已。但我还是就能够注意的点稍微阐述一下。

【科幻活动】:做好科幻活动,要从两个角度入手,①活动。首先,它要是个足够好的活动。如果做不到精品(比如沙龙),那就做到大众(比如打卡),总之得有优秀的地方。②科幻。无论怎样,幻协的活动,大部分应该是科幻主题。不仅仅是科幻主题,还要重视科幻,深入挖掘,不停留在形式、表面

【科幻服务】:科幻服务怎么理解呢?像社团书籍提供借阅、社团向社员提供展示自己的机会……只要能够理解为“服务社员”的事情都可以被称之为科幻服务,它很多时候和科幻活动是重合的,与科幻活动相融。我强调【科幻服务】这一点,也不是要详细地阐述怎么服务,而只是希望大家注意,我们管理幻协、举办活动、做各种各样的事情,如果是“为社员服务”而去做,社员就更能参与进来;如果是“为社团的面子服务”“为自己的面子和心情服务”,那么社员就更难有参与感。这一条的核心意思就是,【为社员服务】。而反过来的话,自然就是不以为社员服务为前提的面子工程,要尽量避免,或改进为为社员服务的活动。

【科幻社区】:我强调这个的意思是,把科幻协会做成一个好的讨论交流社区,让大家有归属感,这一点不是一个支线任务,而是主线任务。要做到这一点,我们就必须重视幻协的实际情况。幻协的实际情况是,大家总得来说都懂科幻,但懂的方面各有不同,如果不进行管理,容易经常出现“鸡同鸭讲”。更别说各流派之间还有鄙视链。我们需要主动去管理我们这个社区,让不同流派的人能聚集成小圈子,从而进一步产生归属感。而且,这还不够,营造科幻社区这一点,需要我们进一步探索。

【科幻创作】:就算部分同学认为科幻协会不一定就需要创作,科幻协会不能向大家强调创作,但我们也不得不承认,一个科幻协会的最大排面之一就是出现了好的创作者和好的作品。虽然我们不是文学社,但全国的科幻协会都在想着搞征文、参加征文。创作和科幻协会是分不开的。另外,除了文字创作,集体原创活动(比如舞台剧)、视频创作等形式,当然也是属于科幻创作的一部分。说白了,只要能进行【原创价值产出】,那就是【科幻创作】。我认为,【科幻创作】必须视为幻协的使命之一,我们不要求大家必须参与,但创作值得鼓励,没有需要害怕的道理。

关于宣传策略——反复宣传、到点宣传

事实上,以往我们的公众号宣传办法,自嗨成分较重。虽然活跃社员一般都能看到我们的推送,但我们没有努力尝试进一步将推送推到其他社员手中。我想这其中有两点原因,一是害怕打扰其他社员,二是知道自己的推送内容不是原创/不够一手/不够优秀,所以更害怕打扰其他社员。

对于推送的宣传,我只是指出这一点,不再过多阐述改进办法,望大家自行思考。目前没有更好的办法可以做到让大家不再担心“打扰其他社员”。所有进一步扩大影响力的办法都是会造成打扰的。一切事情必有其代价。

下面我重点要讲活动的宣传

像社员大会这种一年一度的活动,应该毫不犹豫地使用【最高规格宣传】:手机短信、qq群、私信三种方式全面推送,并且在活动时间确定、活动地点确定、活动开始前n小时等多个时间段进行反复宣传。

这里我提到了一个概念,【反复宣传】。【反复宣传】是一种有效的宣传手段,它的意思不是让你把同一个文案反复发几遍,那只会让人觉得你有问题。【反复宣传】是指:围绕同一个事情的不同方面,在不同的时间段多次进行宣传。每次我们通知的可能是不同的细节,用意不同,文案也不同,但事实上我们通知的是同一件事情,那么就起到了强化记忆的目的,也能最大程度避免社员错过活动。【反复宣传】不要求你每一次都使用同样程度的宣传强度,比如你可以在确定科幻沙龙主题时发布群投票,确定时间时@全体成员,确定所有细节后发布群公告,活动前n小时发布群作业/群日历(仅供举例)……【反复宣传】,就是用不同的方式,宣传同一件事。

注:群作业有个功能是向选定的群员(可以是全体群员,也可以剔除一些)发送系统私聊。可以加以利用。

至于周活动这样的活动,采用【次规格宣传】即可,也就是至少1-2次的全体通知,0-1次的私聊,适当运用反复宣传的手法。

我给私聊宣传、短信宣传这一类宣传方法取了个名字叫【到点宣传】。也就是从“宣传到面”的全体通知,发展为“宣传到点”的私信。

当简单的全体通知不够管用的时候,请合理运用【反复宣传】和【到点宣传】。希望大家可以对这两点进行思考。

关于幻协的独特性与建立幻协体制的重要性

科幻协会这类社团,具有很高的独特性,这一点我是在本学年第一个提案里阐述过的,由于现在这份提案具有总结性,所以再次简单的阐述一遍:科幻协会相比其他类型的社团而言,缺乏全国统一的体制(范式)缺乏动员更多社员的群体性活动手段,内部流派多,缺乏共同话题。但是,科幻协会的自由度高,可以自行设立体制,可以采用多样性的活动形式,可以更好的设置下属团体。

也就是说,科幻协会面临的这些,既是机遇,又是挑战

要利用机遇,面对挑战,我们就必须建立起一套【体制】

那么体制是什么呢?

我分为两个部分,【规则】和【传承】

规则

【规则】,就是科幻协会的运营,更应该反复强调规则,按照预定的规则来做,而不是东一下西一下。科幻协会本来就容易力量分散,更加需要注重【整体性】。采用分会/小组制度,让不同的人能各自形成圈子,不是为了拆散社团,而恰恰是为了提高社团的【整体性】。毕竟在采用这些制度之前这些人甚至都不能通过这种方式活跃,这些制度也就只是调动他们的活跃性,而并不是更多的起到分化作用。虽然是这么说,但在这些制度的发展过程中是否造成了分化,影响社团团结,作为管理者还是要注意。

【规则】这个东西,说白了就是:对于我们管理的各种事情,我们要有预定的方案,要有策划/白皮书/等等,而对于整个社团,我们最好能够有一份【社规】

【社规】可以由管理层起草,由管理层发布给全体社员,由管理层向全体社员讲解,并由全体社员讨论与给出意见,由管理层修订,最后由全体社员就修订版进行表决

【社规】应该对科幻协会的宗旨和使命、管理应该遵循的原则(精神纲领)、中长期的未来发展计划、幻协运行应遵循的行事规则部门人事体系权力分配奖惩规则(主要是奖)、每个时间段社内应该按期进行的程序等方面,进行全面的规定。

必须要有相关人员/机构负责依照【社规】对社内的一切事情进行仲裁,甚至进行监督。仲裁和监督是不同的,仲裁是接受社员的举报/投诉/询问,收到这些以后再开始介入调停或进行审判。而监督则是由这些人员/这个机构主动去审视社内,对于违反社规或社规精神的行为进行规劝或审判

如果制定【社规】,我们至少应该保证有相关人员/机构能根据【社规】进行仲裁,至于监督则对管理层的能力有一定要求,可以有所取舍。

【社规】设立后,管理层负责【社规】的再修订,而所有的修订细节(也就是新的社规)必须公布给全体社员并予以表决。

当修订内容不多时,可在公布后未收到异议的情况下默认修订内容通过,此为快速表决

传承

【传承】问题是个老大难问题。首先,全国幻协都没有统一的标准和指导,即使我们留下了一些东西,也难以肯定这些对幻协就是好的,就是没问题的;然后,同级管理之间、老人与新人之间的意见分歧,也导致幻协难以做到更好的【传承】。

对此我只能说,【实践是检验真理的唯一标准】。我们应该鼓励在尊重对方感受下的分歧讨论与提出,在可能引发争执的情况下应该先鼓励讨论,再去弥补争执产生的影响。毕竟因为怕吵架而对某些问题闭口不谈,只会给幻协带来更大的危害或限制。然后,对于社内的分歧,我们应该鼓励各方在允许的条件下对自己的想法进行实践,通过实践发现问题,解决分歧。模拟/实验事实上也是一种实践。

在寻找继任人时,我们还是应该强调能力与品德为主,即使在某些问题上保持不一样的看法也应该在其次,毕竟【实践是检验真理的唯一标准】。是的,我现在开始强调继任人的品德了。甚至可以说,能力是可以培养的,只要保证继任人有潜力就行,而潜力其实就可以通过品德反映出来。继任人愿意听取各方意见、不搞独断专行、不固执已见、愿意按照科学的思维方式解决问题,那么就已经有上任的潜力了。此外其他品德当然也很重要,不过只要没那么固执,愿意听取意见,其他品德与气质上的问题都是可以改善的(比如言语问题、态度问题等)。

关于部门人事安排的原则

部门人事安排不一定需要按照我们以前的方案死扣,每一年甚至每一周都可以有新变动,只要这种变动是值得的。但部门人事安排需要遵循一些原则。

整体性

【整体性】单独拿出这个词来可能不好理解,这里【整体性】的意思是,不能想到哪安排到哪,要思考你这个安排对其他部门与职位的影响,这么安排能不能使得整个幻协更好的运作,各个部门/职位之间可以怎样配合

例:一直都没举例怕大家看的睡着——比如我明明在社内实行的是小组制,每个小组承担一些主题,这个小组承担的是scp与coc,这个小组则喜欢scp与特摄,这个时候我突然一拍脑门复活scp分会,要求scp相关小组到这边搞活动,那么你成立这个分会的话它要怎么管理呢?怎么和小组制不冲突?为什么一定要额外成立这个?这些问题你得想明白,想不明白的话这种拍脑袋的事情就得避免。

必要性

【必要性】就是这些问题:成立这个部门/职位是干什么的?我真的能够保证它能起到作用吗?怎么起到作用?成立它有什么好处?在进行部门人事安排的时候我们要想清楚这些问题,就能避免设立没用的职位(虚职)。如果想清楚了以后还是设立了一些虚职(由于各种原因没有起到预先的作用),那么有必要的话就去恢复,没必要的话就取缔掉,提醒管理层虚职的下场。当然,强调【必要性】不是让你把部门简化到不能再简,一个社团就那么几个人在管,不是这样的,你还是需要注意【充分性】,也就是我上面提到的【充分调用社员】

几个细节

避免个人英雄主义

一个人的勤奋无法让社团变得更加像社团。作为社长,只要是能够派出去的事情就尽量派出去做,当然也要适当地考虑报答;作为部长,事情尽量交给部员去做,自己要负责的主要就应该是汇报总结、监督和发布任务。社团是一个集体,我们的任务是让它更像集体,集体能生产比个人更多的价值,为了构建集体,我们需要放弃一些一时的方便

主动收集社员/管理意见

社员虽然心里会有意见,但你不去问他们不一定就会说,问题就沉淀发酵了。

信息公开

管理层之间应该尽量做到信息公开,有什么能说的就说。这一点社长等核心人员是有监督的责任的。核心人员应该主动去问,主动传递信息。避免忘记的话甚至可以要求大家定期反映一些方面的信息。另外,部分信息是管理层需要向全体社员传递的。信息公开有利于部门工作,有利于继任人的培养,有利于尽早发现问题。

积极性问题

积极性是个老大难问题,虽然说由于学生社团固有的局限,大家要关注学业,但是很多时候也可能就是明明有时间,但还是不想管社团。除了在前文中已经讨论过的【社员的积极性】以外,我把这个问题分为两方面看,一是【管理层的积极性】,二是【核心人员的积极性】。【管理层的积极性】还可以靠核心人员想办法来提高,但一旦【核心人员的积极性】不够,老人们的努力不一定能起到什么用处,反而只是徒增新老矛盾

如何提高【核心人员的积极性】,如何界定一个【核心人员的积极性】与【管理层的积极性】的标准(也就是说你大概做到什么程度就是合格),如何在提高积极性的时候避免与解决矛盾,是我们以后要长期思考的问题。

我个人认为,【管理层的积极性】可以类比为核心人员与管理层之间的教育(培训)问题,而【核心人员的积极性】是老一代核心与新一代核心之间的教育(传承)问题,可以采用一些教育学上的方法去解决。

在本文的第三版中,我已经在“提高积极性:社员荣誉与人情社团”中对这个问题进行了我个人观点的阐述。

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